Land-Eco土壌第三者評価委員会
Land-Eco 土壌第三者評価委員会
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苦情の取扱い規約及び手順
1. 目的および適用範囲
 本規約及び手順は、土壌第三者評価委員会(以下「評価委員会」という)の評価業務及び土壌第三者評価員(以下「評価員」という)の評価能力・個人的特質・行動に関する不服の申し立て、土壌調査機関及び土壌調査員、ならびに土壌第三者評価員教育機関及び土壌第三者評価員教育機関講師の認定に関する不服の申し立てに対する規約及び対応手順について定める。
2. 変更
 本規約及び手順は、特定非営利活動法人イー・ビーイング(以下「本法人」という)理事長の承認により変更することができる。
3. 苦情申し立て
(1)
苦情の申し立ては、その根拠を明確にして、「苦情申立書」に必要事項を記入し、評価委員会事務局(以下「事務局」という)に提出する。
指定の様式を使用せず申し立てが行われた場合は、指定の様式と同じ情報が含まれている場合に限り有効な申し立てとして扱う。
(2)
事務局は、苦情申し立てを妨げてはならない。
4. 苦情の受理
(1)
事務局は、苦情申し立ての内容が下記の両方に該当する場合は苦情申し立てとして受理する。
苦情申し立て者が、個人または組織として特定できる。
苦情申し立ての内容が具体的であり、事実確認に必要な情報が含まれている。また、評価委員会の評価業務、または評価員の評価能力、個人的特質、行動規範に関わる事項である。
(2)
事務局は、苦情を受理した場合は、苦情申立書が到着してから原則的に2日以内に、苦情として受理したことを苦情申し立て者に通知する。
(3)
事務局は、苦情内容をさらに確認することが必要な場合は、苦情申し立て者に対し追加の情報や記録などの提出を求めることがある。
(4)
ただし、苦情申し立て者が、正当な理由を示さずに追加の情報や記録の提出に応じない場合は、苦情が取り下げられたものとして扱う。
5. 対応者の決定
(1)
苦情は、その内容に応じて以下のように対応する。
a)
評価員と連携し、事務局が対応する。
b)
苦情処理協議会(以下「協議会」という)が対応する。
(2)
事務局は、苦情の内容に応じて対応者を検討し、議長がこれを承認する。
(3)
苦情処理協議会が対応する場合、事務局は「苦情処理協議会規約」に基づき決定された協議会のメンバーを、苦情申し立て者に通知する。
(4)
苦情申し立て者は、協議会メンバーの能力又は利益相反に関して不服がある場合に限り、事務局に対して書面にて申し立てすることができる。
6. 事務局における苦情の処理
(1)
事務局は、苦情を受けた活動につき事実を調査し、苦情の受理通知を行ってから原則的に7日以内に、調査の結果を苦情申し立て者に通知する。
(2)
苦情申し立て者が調査結果を受け入れない場合、及び事務局が必要と判断した場合は、協議会にて対応することとする。
7. 協議会における苦情の処理
(1)
協議会は、苦情を受けた活動につき事実を調査し、苦情の受理通知を行ってから原則的に7日以内に、調査の結果を苦情申し立て者に通知する。
(2)
苦情申し立て者が調査結果を受け入れない場合は、協議会は、調査結果の通知を行ってから原則的に5日以内に苦情を受けた活動につき事実を再調査する。
(3)
協議会が、事実調査結果のみでは苦情審理のためには不十分であり、協議会会議において関係者から事実聴取が必要であると判断した場合は、苦情申し立て者その他協議会が必要と認める関係者に対し、協議会会議に出席を求めることができる。
(4)
議長は、協議会を開催する場合は、調査結果の通知を行ってから原則的に7日以内に開催しなければならない。
(5)
出席を依頼したにもかかわらず、苦情申し立て者が正当な理由なく協議会会議への出席を拒否した場合は、申し立てを撤回したものとして扱う。
8. 評価員の活動に対する苦情の処理
(1)
協議会は苦情を受けた評価員、必要に応じて当該評価員を推薦した組織の責任ある者から、苦情に関わる事項につき事実確認のための情報を収集する。協議会は、苦情の受理通知を行ってから原則的に7日以内に当該評価員への処置を決定し、苦情申し立て者及び当該評価員に通知する。
(2)
苦情申し立て者及び当該評価員が、調査結果及び処置内容に不服がある場合は、協議会は調査結果及び処置内容の通知を行ってから原則的に5日以内に、事実を再調査する。
(3)
協議会が、苦情申し立て資料および事実調査結果のみでは苦情処理のためには不十分であり、協議会会議において関係者から事情聴取が必要であると判断した場合は、苦情申し立て者、当該評価員、その他協議会が必要と認める関係者に対し、協議会会議に出席することを求めることができる。
(4)
議長は、協議会を開催する場合は、調査結果及び処置内容の通知を行ってから原則的に7日以内に開催しなければならない。
(5)
苦情申し立て者及び当該評価員は、協議会会議開催の2日前までに文書で申請すれば、証人を同席させることができる。
(6)
出席を依頼したにもかかわらず、苦情申し立て者が正当な理由なく協議会会議への出席を拒否した場合は、申し立てを撤回したものとして扱う。また、当該評価員が正当な理由なく協議会会議への出席を拒否した場合は、事情調査結果に基づき審理を行う。
9. 苦情に対する決定と処置
(1)
協議会会議は出席議員の過半数の賛成をもって処置を決定する。ただし、可否同数の場合は議長の決するところによる。
(2)
協議会は、苦情受理後原則的に20日以内に結論を出さなければならない。
(3)
事務局は、協議会の決定を、苦情申し立て者、被申し立て者、及び必要に応じてそれぞれの関係者に通知する。
(4)
評価委員会の活動に関し、是正処置をとることが相当とされた場合は、評価委員会はそれに従って必要な是正処置を行う。
(5)
評価員の活動に関して、苦情申し立ての内容が協議会により妥当なものとして決定された場合は、本法人は、苦情申し立てを受けた評価員に対して適正な処置を行う。この処置には決定の内容により以下を含む。
当該評価員への警告
評価員資格の取り消し
評価員資格の格下げ
評価員資格の取り消し、または格下げしたことのホームページでの公表
(6)
事務局は、苦情の内容及び苦情への対応について、その記録を保持しなければならない。
附則
1.
苦情の内容によっては、協議会の決定により苦情の対応に係る期間が長くなることもある。
2.
本規約及び手順は、平成17年9月1日より施行する。